Intervention: « Assurer la qualité des données électroniques tout au long de leur cycle de vie. L’exemple de l’État du Valais »

par Alain Dubois et Florian Vionnet

Au sein de la séance « Gérer le cycle de vie des données et documents : une histoire sans fin ?« , mercredi 30 mars 2016 de 17h à 18h, présidée par Michel Cottin.

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Partant du constat qu’il est aujourd’hui impossible d’assurer à long terme la qualité des données électroniques sans en maîtriser le cycle de vie complet, les Archives de l’État du Valais (AEV) (Suisse) sont fortement impliquées dans différents projets de gestion de documents sous forme numérique. Elles conduisent notamment, depuis 5 ans, un important projet de dématérialisation des processus administratifs et de mise en œuvre d’un système de records management électronique auprès des unités administratives de l’État du Valais.

Parallèlement, elles ont développé une plate-forme de pérennisation et d’archivage pour la conservation à long terme des documents et des données produits par ces unités administratives, ainsi qu’un standard d’échange entre ces deux outils (Matterhorn METS Profile). La diffusion des données et leur réutilisation ne sont pas non plus négligées, puisque les réflexions actuelles visent à intégrer directement les principes du web sémantique ou linked data (LD) dans les différents outils de gestion et de diffusion des AEV.

A travers ces différents projets, les AEV ont progressivement mise en œuvre les différentes « briques » permettant de gérer l’ensemble du cycle de vie des documents électroniques, dans une perspective de records continuum.

L’objectif de cette conférence est de présenter les réflexions et les outils mis en place au sein de l’État du Valais, afin de garantir la conservation et la réutilisation des documents électroniques, tout en conservant durablement leur qualité. Au-delà des concepts et normes, il s’agira de présenter comment, « sur le terrain », les différentes étapes s’imbrique et se complètent nécessairement. Les effets concrets de ces projets sur les utilisateurs comme sur les archivistes seront aussi abordés, afin de souligner que la qualité des données se gagne aussi (peut-être même surtout) à travers les réflexions et les interactions humaines, et pas uniquement par des normes ou des systèmes complexes.

 

Contributeurs:

Dubois

Directeur des Archives de l’État du Valais (Suisse), Alain Dubois a notamment été chargé de la mise en œuvre de plusieurs projets en matière de gestion de l’information sous forme électronique: plate-forme de pérennisation et d’archivage, conforme au modèle OAIS, projets de records management électronique et de dématérialisation de processus d’activité, ainsi que définition d’un standard d’échange entre les systèmes de gestion de l’information et la plate-forme de pérennisation et d’archivage (Matterhorn METS Profile).

Vionnet

Responsable du pôle « Gestion de l’information » des Archives de l’État du Valais, Florian Vionnet est actuellement chargé de la mise en œuvre de plusieurs projets en matière de gestion de l’information sous forme électronique : projets de records management électronique et de dématérialisation des processus d’activité. Il est également responsable des formations en matière de gestion des documents proposées aux collaborateurs de l’État du Valais et à ceux des communes valaisannes.

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