Atelier retour d’expérience: « Le Référentiel du système girondin d’archivage électronique »

par Delphine Jamet, Aude Guillon et Pascal Romain

En lien avec la session « Élaborer des modèles conceptuels et des normes de description« , mercredi 30 mars 2016 de 14h à 15h45, présidée par Anila Angjeli.

L’atelier aura lieu le mercredi 30 mars 2016 de 14h45 à 15h45.

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Présentation du projet module Référentiel

Après plusieurs mois d’expérimentation des outils assemblés lors de la phase de prototypage, le comité projet du projet Système d’archivage électronique mutualisé (SAEM) qui regroupe la ville de Bordeaux, Bordeaux-Métropole et le Département de la Gironde est arrivé au constat que le temps passé à paramétrer les données concernant les acteurs, les flux et les vocabulaires d’indexation hypothéquait la perspective d’archiver les nombreux flux disparates d’archives contemporaines produits par les acteurs publics.

Pour tenter d’y remédier, il a décidé de réunir dans une application orientée données un ensemble d’entités liées provenant des métiers. Cette application appelée « référentiel » est développée par la société Logilab, suivant la méthode Agile et sur Cubicweb, une plate-forme de développement orientée WEB sémantique.

Depuis le mois de février 2015, le comité projet développe donc un outil permettant :

–          d’importer des vocabulaires d’indexation au format SKOS ou d’en générer des nouveaux, soit en créant une liste de descripteurs, soit en les important depuis un tableur numérique (y compris en utilisant la syntaxe lcsv). Sont donc importés les vocabulaires mis à disposition par le Service interministériel des Archives de France comme le thésaurus-matières pour l’indexation des archives locales ou la liste d’autorité typologie documentaire. Les listes de données intégrées dans le schéma SEDA ont également été importées après transformation en vocabulaires de concepts SKOS, telles que les règles de sort final, les règles de restriction d’accès (délais de communicabilité) ou la liste des niveaux de description.

–          de développer un modèle de données « Acteurs » en suivant la norme ISAAR (CPF) et le schéma XML-EAC et de créer des notices d’autorité des producteurs et, plus largement, de tous les acteurs intervenant dans le système d’archivage électronique mutualisé :

o          importer des notices d’autorité au format XML-EAC,

o          exporter et synchroniser les éléments de ces notices utiles au paramétage de l’instance d’archivage as@lae,

o          enrichir ces notices acteurs avec les vocabulaires contrôlés disponibles dans le référentiel, en utilisant par exemple des descripteurs matières, géographiques ou de fonction.

–          de créer des profils SEDA. Un modèle de données « objet d’archives » est actuellement développé dans le but de définir un modèle de données permettant ensuite de remplacer l’outil de production des profils SEDA AGAPE pour générer des profils SEDA au format XML qui permettront par la suite d’alimenter la GED SAS et as@lae.

 

 

Animateurs :

Delphine Jamet

Archives départementales de la Gironde, membre du comité projet Système d’archivage électronique mutualisé (SAEM)

 

Aude Guillon

Archives municipales de Bordeaux-Métropole, membre du comité projet Système d’archivage électronique mutualisé (SAEM)

 

Pascal Romain

Département de la Gironde, membre du comité projet Système d’archivage électronique mutualisé (SAEM)

 

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