Atelier retour d’expérience: « La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 : un préalable à l’archivage définitif ? »

par Pierre Jestin et Stéphanie Roux

En lien avec la session « Mise en œuvre de l’archivage électronique : bilans, débats et réflexions« , mercredi 30 mars 2016 de 10h30 à 12h30, présidée par Jean-François Moufflet.

L’atelier aura lieu le mercredi 30 mars 2016 de 17h à 18h.

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La collectivité a mis en place une plateforme globale  de dématérialisation, dont le schéma organisationnel prévoit d’emblée la mise en place de l’archivage électronique définitif sous la responsabilité des Archives départementales. Cependant, l’archivage électronique au sein de la collectivité est conçu comme une chaîne ininterrompue tout au long du cycle de vie des documents et données. Chaque espace (archives courantes, intermédiaires, espaces collaboratifs) porte des fonctionnalités d’archivage plus ou moins avancées, qui peuvent convenir à certains usages et à certains stades de la vie des documents ou à certaines typologies documentaires. Les caractéristiques des espaces courants et intermédiaires peuvent suffire en matière d’archivage numérique pour une production bureautique sans forte valeur juridique, par exemple.

Dans l’état actuel, la GED Alfresco doit être aussi le réceptacle de documents à forte valeur probante : documents comptables et pièces justificatives dématérialisées (flux Hélios) et délibérations, arrêtés, rapports issus des flux Actes par exemple. Un espace d’archivage spécifique, Espace d’archivage intermédiaire sécurisé, doit donc être créé. Cet espace fait l’objet d’une étude spécifique en trois axes : un audit sur la capacité de la plateforme de dématérialisation à assurer les fonctionnalités d’un SAE et à répondre aux exigences des normes et de la réglementation en vigueur ; la recherche des solutions techniques et fonctionnelles avec évaluation des coûts ; du conseil sur la mise en œuvre.

Notre postulat est que la maîtrise de l’archivage intermédiaire probant permettra de préparer l’archivage définitif d’un point de vue fonctionnel et sera notre champ d’expérimentation d’un point de vue technique. Si le modèle fonctionne, il pourra être étendu à l’archivage définitif.

L’intervention fera un état des lieux de nos avancées sur le sujet.

 

 

Animateurs :

JESTIN

Après l’obtention du Master 2 « Archives et réseaux documentaires » et du concours d’attaché de conservation du patrimoine en 2007, Pierre Jestin a occupé de 2009 à 2013 les fonctions de chef du service Conseil général-archives électroniques avant d’occuper ses fonctions actuelles de chef du service Records management-archives électroniques aux archives départementales de l’Hérault. Dans le cadre de ses fonctions, il accompagne tous les projets de dématérialisation de la collectivité. Il appartient depuis 2011 à l’équipe projet qui est chargée de la mise en œuvre d’une plateforme globale de dématérialisation, qui inclut la mise en place d’un système d’archivage électronique.

Stéphanie Roux

Agent du CD34 depuis 2004, Stéphanie ROUX a eu en charge initialement des projets de sécurité informatique, ce qui l’a conduit  à devenir responsable des datacenter de la collectivité. Architecte informatique, elle a contribué à la mise en place depuis 2011 de la plateforme de dématérialisation. Dans le cadre du déploiement  de la plateforme, elle est, entre autres,  chef de projet ‘Mise en place d’un système d’archivage électronique ».

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