Atelier retour d’expérience: « Un plan de classement pour la production documentaire : conception, adaptation, utilisation »

par Gaëlle Mignot

En lien avec la session « Mise en œuvre de l’archivage électronique : bilans, débats et réflexions« , mercredi 30 mars 2016 de 10h30 à 12h30, présidée par Jean-François Moufflet.

L’atelier aura lieu le vendredi 1er avril 2016 de 14h à 15h.

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Face à la multiplication des sources de production de documents électroniques, le regroupement physique des pièces composant un dossier n’est plus, pour beaucoup, qu’un lointain souvenir : un morceau dans une application métier, un morceau dans un répertoire de fichiers, un autre dans la messagerie et une survivance dans une chemise papier… Cet éclatement complique le fonctionnement des services, l’identification des dossiers et l’évaluation de la production documentaire. Ce désordre n’est pas qu’une simple apparence : les producteurs et les utilisateurs éprouvent eux-mêmes quelques difficultés à se repérer. Pour aider les communes à structurer leur production documentaire, les archivistes des villes d’Avignon, Marseille, Montpellier et Saint-Étienne se sont regroupés pour élaborer une trame de plan de classement destinée à servir de base de réflexion aux communes désireuses d’y voir plus clair au milieu de cet éclatement documentaire. Bien qu’illustrée par un retour d’expérience municipal, cette communication est destinée à orienter les archivistes sur la méthodologie à suivre pour concevoir un plan de classement ou pour adapter la trame proposée via AMAE à son propre contexte. Au delà de cette phase de conception, l’utilisation de ce plan par de multiples acteurs (producteurs, utilisateurs, informaticiens, archivistes) permet de mettre en lumière les réussites mais également les difficultés de sa mise en application

 

 

 

Animatrice :

Mignot

Gaëlle Mignot est adjointe à la responsable des Archives municipales de Marseille depuis juillet 2013. Elle cordonne les actions portant sur la collecte, le traitement, la conservation et la communication des fonds d’archives, quels que soient leurs supports. Elle participe depuis une dizaine d’années à des projets de dématérialisation et d’archivage électronique dans les collectivités territoriales.

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