La séance, sous la présidence d’Anne Burnel, a été abordée sous deux angles : un aspect théorique et un aspect plus concret.
Les normes internationales en matière de records management dans le développement d’une politique de bonne gouvernance
Une première intervention à trois voix, celles de Michel Cottin Records manager à Orange Labs, Arnaud Jules Head Records manager à France Télécom Orange et Marion Taillefer référente de l’association des professionnels de l’information et de la documentation pour l’AFNOR, a permis de présenter les nouvelles normes internationales de gouvernance. M. Taillefer a commencé par définir le concept de gouvernance comme une manière de prendre les décisions et de les mettre en œuvre de manière opérationnelle. Le concept a évolué vers le concept de qualité, d’amélioration continue et renvoie de nos jours aux méthodes de bonne gouvernance. Elle a ensuite rappelé les différentes étapes du travail normatif de l’AFNOR : élaboration, examen par les comités d’experts, enquête et approbation, traduction et publication. A. Jules a ensuite présenté la mise en application des normes au sein de son entreprise. La norme est utilisée pour trois raisons : la traçabilité et la gestion des preuves, permettre la gestion des informations au quotidien et les préserver. M. Cottin, après avoir insisté sur l’aspect international des normes, a rappelé les principales normes telles que la norme fondatrice ISO 15489 ou encore les normes ISO 9001 pour la certification de la qualité et ISO 27000 sur la sécurité de l’information. Enfin, il a présenté le programme de travail pour 2014-2015 : ISO 30302, guide de mise en œuvre d’une norme de gouvernance et ISO 30303 relative aux exigences pour les organismes d’audit et de certification. Un dernier projet a été évoqué : la révision de la norme 15489. La première certification ISO 30301 sera présentée par Ramon Alberch le 4 juin à Paris.
Simplifier les standards de Records management pour les petites municipalités : présentation d’un manuel pratique tout simple pour expliquer les bases de travail aux non-initiés
Cristina Bianchi, archiviste dans la commune de Pully (Suisse), percevant le manque de formation des agents municipaux en archivistique dans son canton, a décidé d’adapter le travail d’une de ses étudiantes pour en faire un manuel de vulgarisation du Records management. Ce Manuel pratique de gestion des documents cherche à simplifier les normes pour faciliter le travail des agents municipaux de la région vaudoise. Simple d’utilisation et concret, il est enrichi d’exemples pratiques. Son but, selon C. Bianchi est de « faire du Records management sans s’en rendre compte ». Il a pour fonction de permettre de mieux comprendre les normes et de gérer efficacement les documents. Le manuel se compose de seize fiches pratiques et de quatorze annexes dont des exemples de bordereaux de versement, de tableaux de tri ou encore d’un glossaire. Il cherche à attirer l’attention sur l’importance de gérer les documents dès leur arrivée dans le service. Cependant, le manuel ne traite pas d’un plan d’urgence qui fera sans doute l’objet d’une prochaine publication. Pour conclure, C. Bianchi a mis en avant la réussite d’une telle publication puisqu’en moins d’un an, le manuel a fait l’objet de plus de 2000 téléchargements.
Les interventions des auditeurs ont fait ressortir la nécessité d’un tel manuel. Cependant, les débats ont montré que le manuel reste à diffuser auprès d’un plus grand nombre de municipalités qui se tournent davantage vers les informaticiens que vers les archivistes.
Mise en production d’un outil de Records management
Benjamin Palermiti, archiviste au Conseil de l’Europe, après une brève présentation de cette institution, a présenté le déploiement du progiciel DOCUMENTUM comme outil de Records management pour le Conseil de l’Europe. Une première phase a permis de développer un produit capable de satisfaire tous les besoins de ses utilisateurs. Le développement de l’outil, son audit et sa mise à jour ont nécessité un an et demi de travail avant la formation des premiers utilisateurs au deuxième semestre de 2011. Par la suite, des améliorations de fonctionnalités ont été réalisées. Cet outil a pu être développé grâce à la collaboration entre direction des Technologies et de l’Information, Division de la gestion de l’information et intégrateur, mais en s’appuyant sur les services, les contributeurs et les records correspondants. B. Palermiti a ensuite présenté certains choix de paramétrage. Il a insisté sur les huit métadonnées à remplir obligatoirement par un records : identifiant, nom du fichier, titre, sujet, date, langue, auteur et niveau de classification. Seules la date et la langue sont à renseigner, les six autres métadonnées sont automatisées. Plusieurs difficultés ont été mises en avant, notamment la difficulté de compréhension entre archivistes et informaticiens ou encore la nécessité de prendre en compte les besoins et les méthodes de travail des utilisateurs. Le projet actuel est un pilotage d’innovation qui passe par la sensibilisation, la formation et l’accompagnement des usagers. Plusieurs améliorations restent à apporter comme une meilleure gestion pour assurer la conservation des documents sur une longue durée et le développement d’une stratégie e-Discovery.
Comment penser l’archive avec un marteau ?
L’intervention d’Aurélien Conraux, chef de la mission pour la gestion de la production documentaire et des archives à la Bibliothèque nationale de France (BnF), fait référence au Crépuscule des idoles ou comment on philosophe avec un marteau de Friedrich Nietzsche et propose de transposer les mêmes questionnements au monde des archives. Son objectif est de mettre en lumière les problématiques relatives à notion d’information dans la logique de Records management. A. Conraux a repris la méthodologie du marteau développée par F. Nietzsche comme un outil d’interprétation pour analyser le concept d’information. Il a appliqué cette métaphore à la BnF pour son exposé.
Le processus commence avec producteur qui décrit et formalise l’information. L’utilisateur va ensuite retrouver et utiliser celle-ci. A côté, on a des gestionnaires techniques qui développent, attribuent et maintiennent les outils de gestion. D’un autre côté, les gestionnaires du contenu, c’est-à-dire les archivistes, complètent le travail réalisé par les producteurs. Le processus décrit se retrouve dans le schéma modèle OAIS (Open Archival Information System, soit système ouvert d’archivage de l’information). Il pose alors la question de l’utilité du terme « archives » puisque les utilisateurs cherchent avant tout de l’« information ». Puisque Nietzsche assimile l’élimination, l’oubli à une libération, A. Conraux met en avant la problématique de la nécessité d’éliminer tout ce qui n’est pas « utile ». Pour finir, A. Conraux insiste sur le fait qu’il faut être un spécialiste d’un domaine à un temps présent et non pas d’avoir des compétences générales dans plusieurs domaines.
Anaïs Berger, Clémence Chauveau, Sandy Guibert.