Intervention: « L’archivage électronique à Snecma : des besoins Qualité aux usagers »

Un processus de Gestion Documentaire et Archivage (GDA) est défini pour l’ensemble du groupe Safran, et applicable à toutes les sociétés du groupe et pour l’ensemble de ses métiers.

Les archives répondent principalement aux exigences réglementaires et légales, mais l’entreprise peut inclure des typologies documentaires répondant à des besoins de conservation des métiers.

Nous avons ainsi de l’ordre de 230 secteurs producteurs d’archives sur principalement 7 sites.

Une organisation « spécifique GDA » accompagne des secteurs opérationnels sur l’application du processus GDA, de l’établissement de leur référentiel de conservation à la gestion des archives. Elle repose sur une fonction centrale archives, des archivistes de site et des correspondant GDA pour les secteurs producteurs d’archives.

L’introduction de l’archivage électronique à Snecma résulte d’un projet visant à remplacer les plans sur certaines catégories de pièces de moteur par des modèles 3D intégrant les spécifications de fabrication (dimensions, tolérances, annotations). Snecma a contribué au projet de normalisation LOTAR EN9300 reposant sur l’OAIS et le format STEP pour la conservation long terme des données CAO 3D et PDM pour la gestion de configuration. Pour assurer la conservation en conformité avec la norme LOTAR, la mise en œuvre d’un SAE était nécessaire  avec ces documents non imprimables. Nous étions alors en 2009, avec un périmètre restreint à la Direction Technique de Snecma.

A ce moment là, une équipe Safran a travaillé sur un document d’exigences sur les Système d’Archivage Electronique. Mais la mise en place d’une SAE groupe n’était pas encore d’actualité.

Une étude menée avec la Direction des Systèmes d’Information de Snecma a conclu que les systèmes disponibles sur le marché ne remplissaient pas toutes nos exigences telles que des versements d’archives dans un coffre électronique, incluant une phase de préparation (constitution des archives avec signature électronique d’authentification). L’orientation a donc été prise pour développer une solution spécifique, interfacée avec le système de gestion des données CAO 3D. Pour les autres documents couvrant l’ensemble de la définition technique certifiée le versement serait manuel via une interface dédiée. Il s’agit donc d’un agrégat de documents liés avec des informations descriptives.

Concernant le coffre électronique, un benchmarck a été réalisé pour la sélection d’un tiers archiveur électronique, avec la contribution de la GDA groupe.

Le développement du système confié à un prestataire déjà référencé à Snecma a pris environ deux années, et les premiers versements d’archives électroniques en mode automatique ont débuté fin 2011.

Par la suite, un choix interne a été fait pour étendre ce SAE à l’ensemble de Snecma, puis inclure la gestion des archives physiques du fait de l’arrêt de l’ancien système devenu obsolète.

Nous aboutissons au SAE en service aujourd’hui couvrant toutes les fonctions de l’entreprise, adressant à la fois les archives électroniques et physiques. Nous avons ainsi une indépendance éditeur, avec cela dit en contrepartie la nécessité d’avoir les compétences pour le maintient en conditionnel de ce système. Un avantage réside dans la capacité à s’interfacer avec les systèmes métiers qui produisent les documents à archiver et gérer les migrations lors d’un remplacement d’un système métier.

La mise en place de tel système génère des changements importants  sur la mise en place des nouveaux systèmes métier qui doivent « nativement » être interfacés avec le SAE société, mais aussi la suppression des systèmes, et l’interfaçage des systèmes en place pour éviter d’extraire les documents d’un côté pour les verser manuellement dans le SAE.

Les documents conservés devant être lisibles sur toute la durée de conservation, il conviendra de convertir des formats natifs vers des formats ISO, ou avec un modèle de données ouvert (cela peut être un format géré par l’entreprise). Donc le pdf/A pour la bureautique, et une multitude de formats pour les documents « technologiques ». La qualité des conversions est nécessairement un point d’attention à ne pas ignorer.

Des impacts également pour la diffusion des documents en interne car le fait qu’ils soient archivés et communicables via le SAE évite parfois une diffusion classique. De plus la traçabilité des communications permet de connaitre l’utilisation des documents, ce qui n’est souvent pas le cas dans les outils métier.

Le fait de recueillir des documents issus de plusieurs systèmes rend possible des recherches transversales. Il est ainsi possible d’obtenir des documents sur même une pièce concernant sa définition technique, son dossier de validation industrielle, sa fabrication, et enfin sa maintenance. Il est par ailleurs très largement utilisé pour les audits.

En parallèle de son déploiement en-cours, le SAE va se doter d’un coffre électronique sur site qui permettra d’archiver des documents électronique de grandes tailles (document de contrôles nos destructifs comme les radiographies numériques, ou des essais de certification). Il est aussi envisagé l’intégration d’un moteur de recherche de nouvelle génération pour retrouver encore plus vite les documents.

L’exposé proposé reprendra la mise en œuvre d’un SAE dans une grande entreprise industrielle comme Snecma, ce qui ne va pas de soi avec des résistances tout azimut. L’existence d’un SAE mixte est un atout très important en regard du risque de non gestion des documents.