par Christèle Noulet et Bastien Chastagner
En lien avec la séance « Conduire un projet d’archivage électronique: quels choix d’organisation ?« , jeudi 31 mars 2016 de 16h15 à 17h30, présidée par Lorène Béchard.
L’atelier aura lieu le vendredi 1er avril 2016 de 9h à 10h.
De janvier à octobre 2015, la Mission des archives publiques (MAP) du MEDDE-MLETR s’est vue confier le pilotage d’un groupe de travail chargé de définir le périmètre de l’archivage électronique ministériel. Cette réflexion trouve son origine dans le mandat « Archivage électronique » porté par la DISIC en 2012 et à la suite duquel le Comité d’orientation stratégique des systèmes d’information (COSSI) du MEDDE-MLETR a souhaité donner suite en interne.
Ce groupe de travail a bénéficié d’un contexte métier fécond, d’une part grâce à l’annonce du lancement d’une solution d’archivage électronique interministérielle, portée par les ministères de la Culture et de la Communication, de la Défense et des Affaires étrangères et du Développement international, dans le cadre du programme VITAM, et d’autre part en raison d’expérimentations et de ressources abondantes sur le sujet.
A ce contexte métier favorable, s’ajoute une maturité interne aux ministères exprimée lors des déménagements induits par le regroupement immobilier des services sur deux tours du quartier de la Défense.
Cette communication a pour objectifs d’effectuer un retour d’expérience sur les modalités de constitution de ce groupe de travail et sur les réflexions et préconisations qui sont apparues à la suite des différents ateliers.
La mise en perspective d’un archivage électronique « intermédiaire » a immédiatement fait émerger les problématiques relatives aux champs de compétences et aux périmètres d’actions propres à nos missions. Prendre en compte l’archivage électronique intermédiaire permet de repenser la fonction archives dans son ensemble et son positionnement dans une stratégie de gouvernance générale de l’information et conduit à s’interroger sur « le quoi » archiver ? « Le comment » archiver ? Et sur «le qui » ? (Quels acteurs de l’archivage et quels usagers ?).
Le « Quoi archiver ? » pose naturellement la question de l’objet numérique à collecter. Collecter, c’est évaluer, identifier et donc comprendre les processus métiers des services producteurs afin de pouvoir sélectionner les données et les contenus devant être pérennisés aux regards des exigences légales et patrimoniales sur le moyen puis le long terme.
Dans ce sens l’évaluation et la sélection contribuent fortement à l’identification et à l’émergence de données de qualité. Elles permettent d’identifier la donnée ou document « maître » ou donnée de référence et également de documenter et contextualiser le processus de production de la donnée ou du document. Cette identification archivistique (description du contenu, description technique, cycle de vie, contexte de production) sont portés par les métadonnées qui constituent ainsi le socle archivistique de base pour un archivage de qualité
L’évaluation et la sélection ne s’inscrivent pas dans la seule logique de traçabilité et de rationalisation de la production numérique produite mais à plus long terme peut s’imposer également comme élément majeur de l’exploitabilité scientifique à venir des sources numériques historiques. Envisager la sélection comme enjeu futur d’accompagnement de la recherche de demain ? Aujourd’hui, la production numérique augmente de façon exponentielle et s’apparente à un flux continu et accumulatif d’information numérique non contextualisée. Face à ce flux, les archivistes doivent interroger leurs pratiques de collecte. La recherche scientifique de demain sera-t-elle en mesure d’interroger, croiser et critiquer un tel flux de données ou documents numériques. Une approche très sélective et documentée de la conservation de la donnée ou des documents numériques peut apparaître ainsi comme un gage de garantie d’une information numérique de qualité, hiérarchisée, contextualisée et dont le volume est scientifiquement exploitable à l’échelle humaine.
Placer l’évaluation et la sélection au cœur de l’expertise archivistique repositionne l’archiviste très en amont du processus de production de l’information numérique et le place au cœur de la gouvernance de l’information. En effet, si l’on se réfère aux exigences prescrites dans le cadre de la gestion du système d’information de l’État, la fonction archives et sa politique d’archivage (physique et électronique) doivent constituer l’un des axes stratégiques d’une politique de gouvernance de l’information. Dans ce contexte, la fonction archives participe activement aux instances de pilotage au sein desquelles elle rend compte de ses expertises en s’appuyant sur sa politique d’archivage électronique qui lui permet de maîtriser le cycle de vie des données produites.
La question du « Comment archiver ? » révèle quant à elle le périmètre et les stratégies de mise en œuvre d’une politique d’archivage électronique et d’administration de l’information. Un besoin d‘équipement et d’outillage en un système d’archivage électronique (SAE) intermédiaire s’est très vite imposé comme une des conclusions du groupe de travail mené au sein du ministère de l’Ecologie.
A cette première recommandation, fut également très rapidement associée la nécessité de prendre en compte les prérequis de l’archivage électronique : identification, sélection, structuration, description, interopérabilité, dès la création des données qui permettent d’enrichir considérablement, tout au long de leur cycle de vie, la qualité des objets numériques produits qui seront ensuite archivés dans un système d’archivage électronique intermédiaire. Une démarche d’archivage électronique ne se limite donc pas au seul équipement d’un système d’archivage électronique. La mise en place d’une réelle politique de digital records management auprès des services producteurs est un prérequis au déploiement d’un SAE afin de mieux identifier et structurer les données candidates à un archivage électronique.
En définitive, ces données structurées et enrichies continuellement favorisent l’environnement de confiance nécessaire au numérique. Le système d’archivage électronique intermédiaire ajoute des éléments de confiance tout en garantissant la gestion et le maintien de la qualité des données dans le temps.
La question du « Qui ? » doit permettre d’identifier les acteurs du cycle de vie de la donnée : le producteur, l’informaticien, l’archiviste et le ou les usager(s).
Le défi est de travailler en interdisciplinarité pour associer les compétences de ces acteurs afin d’envisager une administration rationnelle de l’information dans son ensemble, depuis le producteur jusqu’à le (ou les) usagers final(aux). En effet, l’archivage électronique et ses prérequis nécessitent de fédérer plusieurs disciplines expertes qui doivent s’acculturer les unes aux autres. Aujourd’hui, la démarche d’archivage électronique au sein du ministère associe une maîtrise d’ouvrage qui pilote le projet assumée par la mission des archives, une assistance à maîtrise d’ouvrage et une maîtrise d’œuvre portées par des informaticiens et documentalistes et des maîtrises d’usage représentantes des directions métier.
On le voit ici, la question des usagers et des usages, et donc de la finalité de l’archivage, doit se poser mais à chaque étape du cycle de vie car le contenu informationnel pourra répondre à différents besoins avant d’être envisagé comme matériau d’histoire. Le prisme historique ne peut donc être la seule exigence d’évaluation, de tri et d’élimination des documents électroniques.
Le service producteur et plus largement l’ensemble des agents d’une institution constitue le premier usager de l’archivage électronique ayant des usages et besoins différents d’un chercheur ou d’un historien : recherche et accès rapide aux archives pour bien gérer les dossiers en cours, besoin de sécurité pour garantir la valeur probante, développement de nouveaux usages liés à la réutilisation de données publiques brutes publiées dans le cadre des politiques d’open data.
L’archivistique positionnée comme aide à la garantie de l’accès des données de qualité répond aussi aux exigences d’un nouvel usager final qui n’est ni le chercheur en histoire, ni le généalogiste mais le citoyen qui a des besoins différents et dont les attentes devront être prises en compte dans les évaluations et les stratégies de collecte. L’usager final devient ainsi un acteur de la politique d’archivage.
Tout ceci amène à redéfinir les modalités, de collecte, de recherche et d’accès à proposer en phase intermédiaire.
Identifier les usages des utilisateurs finaux qui exploiteront les sources numériques historiques semble également nécessaire. Par la même, l’archiviste se doit de réfléchir à la conception des clefs d’entrée dans les documents numériques à savoir les instruments de recherche archivistiques et la place du bordereau de versement dans un environnement d’archivage numérique. Comment adapter les principes archivistiques de cotation répondant aux besoins de l’archivage physique, d’article ou de répertoire numérique détaillé au flux de la production immatérielle continue tout en maintenant le lien organique entre les données numériques produites afin de garantir un accès raisonné à l’information ?
La description archivistique pourrait être pensée comme un continuum d’enrichissement des données ou documents. On passerait d’un régime de réappropriation et de re-description par les archivistes (ou d’une communauté quelconque) d’une information contextualisée par le producteur accompagné et enrichi par l’archiviste.
Dans ce contexte, l’archiviste se présente comme un pivot dans le management de l’information, en tant que médiateur, d’une part, auprès des services producteurs (gestion et collecte de l’information publiable et archivable dans son contexte) et des acteurs du système d’information (urbanisation et rationalisation du SI, mise en œuvre des profils d’archivage), et d’autre part comme médiateur de transmission et de décodage entre l’utilisateur final et la donnée. Il apporte une garantie de qualité informationnelle de la donnée par sa connaissance du contexte de production et du cycle de vie de cette donnée que l’utilisateur final souhaitera interroger et exploiter.
Après avoir présenté l’environnement administratif de la MAP et les spécificités de la fonction archivage du MEDDE-MLETR, nous replacerons le projet d’ensemble dans son contexte d’organisation et les axes de réflexion à travers lesquels a été questionné le périmètre de l’archivage électronique intermédiaire et les impacts prévisibles sur nos services.
Les échanges au sein du groupe de travail ont permis de mettre en évidence un besoin en système d’archivage électronique intermédiaire mutualisé pour l’ensemble des entités ministérielles. La mise en place de ce système doit s’accompagner d’un repositionnement de l’archivage en amont de la production numérique. La mission des archives s’est donc positionnée comme expert-conseil auprès des services dans la structuration des données bureautiques et comme expert dans la gestion du cycle de vie de la donnée dans le processus et la méthodologie d’élaboration des systèmes d’information.
Nous poursuivrons, dans un troisième temps, sur les perspectives ouvertes par cette année de travail et les chantiers identifiés par la mission des archives du MEDDE-MLETR qui placent, nous semble-t-il, la fonction archives comme l’un des outils stratégiques dans la gouvernance de l’information au sein de l’État.
En conclusion, plusieurs points pourront être rappelés. Faire de l’archivage électronique au sein d’une administration repose sur le triptyque suivant :
Promouvoir l’interdisciplinarité, corollaire indispensable à l’archivage numérique, pour permettre à chaque métier d’apporter son expertise.
S’appuyer sur les fondamentaux de l’archivistique : évaluation, gestion du cycle de vie, records management, conservation (pérennité, intégrité, lisibilité), sélection, recherche et accès.
Repositionner la fonction « archives » au sein de la chaîne de production et de diffusion de l’information numérique produite et reçue.
Animateurs:
Christèle Noulet
Après une formation initiale universitaire en histoire contemporaine (spécialité histoire coloniale, guerre d’Algérie), j’ai rejoins la communauté des archivistes à la fin des années 90. Après un parcours aux Archives départementales de l’Oise (archives contemporaines) puis aux Archives nationales d’outre-mer, je suis arrivée à la section du XXème siècle des Archives nationales où j’avais en charge les fonds de la présidence de Georges Pompidou et du Ministère de l’Intérieur. Dans le cadre du projet Pierrefitte, j’ai occupé les fonctions de responsable du chantier des fonds et de préparation du déménagement. Aujourd’hui, au sein du ministère de l’Écologie, j’assume les fonctions de responsable de la mission des archives.
Bastien Chastagner
Bastien Chastagner a une double formation de chercheur (maîtrise en histoire contemporaine et licence de cinéma) et de professionnel de l’image (DESS réalisation documentaire de création, ICOMTEC, Poitiers, Master 2 professionnel Archives et Images, DAM, Toulouse). Depuis 2008, il est chargé d’études documentaires et a été responsable du fonds cinématographique et photographique relatif à la guerre d’Algérie à l’Etablissement de communication et de production audiovisuelle de la Défense (ECPAD) de septembre 2008 à décembre 2013. Depuis janvier 2014, il est adjoint à la responsable de la Mission des archives publiques des ministères de l’écologie, du développement durable et de l’énergie (MEDDE) et du logement, de l’égalité des territoires et de la ruralité (MLETR).