Découvrez le descriptif de cette communication dans le cadre de la séance ci-dessous:
Records management : des normes à la réalité de terrain, présidence : Anne BURNEL
- Les normes internationales en matière de records management dans le développement d’une politique de bonne gouvernance, Michel COTTIN / Arnaud JULES / Marion TAILLEFER
- Mise en production d’un outil de records management, Benjamin PALERMITI
- Simplifier les standards de RM pour les petites municipalités, Cristina BIANCHI
- Comment penser l’archive avec un marteau ?, Aurélien CONRAUX
Simplifier les standards de Records Management pour les petites municipalités : présentation d’un manuel pratique tout simple pour expliquer les bases de travail aux non-initiés.
La problématique d’archivage des documents anciens est généralement bien maîtrisée dans les administrations à l’heure actuelle. Par contre, c’est l’organisation des archives courantes et intermédiaires – sous forme papier et informatique – des petites communes et municipalités n’ayant pas d’archiviste professionnel à disposition qui est un défi toujours plus grand. Il est intensifié par l’usage de plus en plus fréquent d’outils informatiques non maîtrisés au niveau de la conservation de l’information.
C’est dans le but de faciliter la tâche de gestion des autorités communales que l’Association Vaudoise des Archivistes (AVA, Suisse Romande, francophone) a décidé de rédiger un « Manuel pratique de gestion des documents » qui donne des bases simples sur la mise en place des principes de records management dans les communes vaudoises de Suisse. L’association locale, se rendant bien compte que les personnes nommées aux postes d’archivistes à temps partiel ne liraient jamais les ouvrages d’archivistiques et les normes internationales, a opté pour une vulgarisation pratique des principes à mettre en place pour récupérer les documents essentiels témoignant de la vie de la communauté régionale.
Ce manuel a été rédigé par trois archivistes communales et une étudiante de la Haute Ecole de Gestion, filière Information Documentaire à Genève, qui avait fait un travail de Bachelor semblable pour l’organisation internationale Médecins sans Frontières. L’auteur de cet article étant sa directrice de mémoire, elle s’est dit que plutôt que réinventer la roue, elle pourrait utiliser cette brillante ébauche et l’adapter aux besoins des petites communes francophones locales.
L’objectif de cette intervention est donc de parcourir ensemble les parties de ce Manuel (http://www.archivistes.ch/news/article/manuel-pratique-de-gestion-des-documents.html), « case study » d’une pratique archivistique typiquement suisse romande, qui intéressera certainement les archivistes des communautés mineures, dont les pratiques doivent souvent s’adapter aux petits moyens en leur possession. De plus, la Suisse n’étant pas fortement réglementée au niveau archivistique, que ce soit dans sa politique fédérale, cantonale ou régionale (par exemple dans le canton de Vaud, la Loi sur l’archivage n’est sortie qu’en 2011 (LArch)), c’est un Manuel qui pourrait servir à des pays peu réglementés qui ont besoin d’informations très pratiques pour mettre en route des processus simples d’archivage courant.
Les origines du projet, le contexte suisse dans lequel le Manuel est inscrit, ses buts et son fonctionnement, ses 16 fiches, 14 annexes et 3 outils principaux exposés en 60 pages illustrées et dynamiques sont des thèmes que l’auteur aimerait aborder plus en détail et faire partager au public.
Partir d’une riche littérature et en faire un exposé simple et pratique est absolument indispensable au jour d’aujourd’hui, dans un contexte de coupures de postes et de financement réduit, si l’on veut assurer une bonne gouvernance minimale et continuer à compter sur la confiance des citoyens.
