« Chargé de mission dématérialisation et e-archiviste: des ponts à construire, une porte d’entrée dans les services? » par Audrey MUTTONI et Amélie BRUN

Découvrez le descriptif de cette communication dans le cadre de la séance ci-dessous:

L’archivage en projet, présidence : Éléonore ALQUIER

• Maîtriser l’archivage électronique avec Astaré !, Céline GUYON
• La Cour des comptes et le CINES implémentent le SEDA, Lorène BECHARD / Denise DESPLAN
• Chargé de mission dématérialisation et e-archiviste: des ponts à construire, une porte d’entrée dans les services?, Audrey MUTTONI / Amélie BRUN

Dans le cadre de son schéma de modernisation, le conseil général du Calvados a lancé deux projets relatifs au document électronique : un projet d’archivage électronique et un projet de dématérialisation (mise en place d’un outil de Gestion électronique de documents (GED), d’un parapheur et d’un guichet de télé-services) pour l’ensemble des services de la collectivité. Ces deux projets, mis en place sur des calendriers très proches et en partie concurrents au moment de leur mise en place, ont finalement conduit leurs porteurs respectifs, Archives départementales et Direction de la Stratégie et de la Modernisation de l’Information (DSMI), à travailler en étroite collaboration.

Dans le cadre du déploiement de la GED, les Archives départementales interviennent au titre de leur connaissance des documents et de leur expertise dans la gestion documentaire, pour établir avec les services les conditions et la durée de conservation ainsi que le devenir des documents.

Dans le projet d’archivage électronique, la DSMI est à son tour largement impliquée. La chargée de mission dématérialisation enrichit la mise en œuvre du projet par sa connaissance de la production documentaire électronique des services.

Ce mode de travail nous permet d’assurer une présence forte auprès des services concernés ou intéressés par le projet de dématérialisation, et d’encadrer les conditions de production des documents par les services de manière à optimiser leur archivage par la suite, rôle que nous ne sommes pas en mesure d’assurer aujourd’hui en ce qui concerne la production documentaire sur support papier ou électronique classique (fichiers bureautiques, courriels, bases de données).

Cette collaboration avec la chargée de mission dématérialisation nous apporte également l’appui et le conseil d’un service support identifié dans la collectivité comme une AMO interne spécialisée dans la gestion de l’information et la dématérialisation. À ce titre, cette collaboration nous permet d’impliquer efficacement dans le projet d’archivage électronique des services avec lesquels les Archives départementales n’avaient pas de contacts étroits sur l’archivage papier. Ce sont autant d’occasions de nous faire connaître, rappeler nos missions et de faire progresser l’idée que malgré notre étiquette culturelle, nous sommes nous aussi une direction support à vocation transversale.