Cette conférence avait pour thème l’archivage électronique en projet. Une première intervention était destinée à la présentation d’un nouvel outil pour l’archivage électronique, Astaré. Puis, deux autres prises de paroles visaient à présenter des retours d’expériences, l’un du CINES et de la Cour des comptes, le second du Conseil Général du Calvados.
Maîtriser l’archivage électronique avec le projet Astaré
Dans cette première intervention, Céline Guyon, archiviste au Conseil général de l’Aube, a retracé la naissance du projet Analyse stratégique de l’archivage électronique (Astaré). Cet outil a été élaboré par un groupe de travail composé d’une quinzaine d’archivistes travaillant dans des collectivités publiques, soutenus par l’Association des archivistes français et les Archives de France. Leur objectif principal a été de répondre à la question : comment archiver les documents électroniques ? Les archivistes du projet ont défini des stratégies pour la mise en place d’un système d’archivage électronique destiné, dans un premier temps, aux seules collectivités publiques. Astaré est vu comme une boîte à outils d’aide à la décision. Il doit permettre aux chefs de projets de prendre des décisions éclairées et réfléchies. Il s’insère ainsi dans la sphère des outils « d’assistance à maîtrise d’ouvrage ». Astaré se place dans un champ non couvert par les normes. Toutefois, la boîte à outil Astaré est capable de dialoguer avec d’autres normes tel que ICA-req. Pour répondre à la question « comment archiver ? », la méthodologie d’Astaré se développe en trois temps. Dans une première phase, une analyse est effectuée à l’aide de trois questionnaires et d’un glossaire. Cette phase permet d’établir un portrait de l’institution qui souhaite intégrer un système d’archivage électronique. Un diagnostic sous forme de graphiques est généré à partir des réponses apportées. Il permet de pointer les dysfonctionnements et d’indiquer les points qui nécessitent des améliorations. Enfin, une stratégie est proposée ainsi qu’un scénario d’archivage électronique le plus adapté aux besoins exprimés. Astaré est vu comme un « outil pratique et pragmatique » qui doit être mis à disposition sur le site de l’AAF, sous licence Creative Commons avant l’été 2013. Après avoir réalisé quelques tests, il pourra également être déployé dans le secteur privé.
La Cour des comptes et le CINES implémentent le SEDA
Lorène Béchard travaillant au Centre informatique national de l’enseignement supérieur (CINES) et Denis Desplan chef de projet Archivage électronique à la Cour des Comptes, ont présenté un projet pilote qui utilise le Standard d’échange de données pour l’archivage (SEDA) pour leurs deux structures. Dans un premier temps, les intervenants ont présenté leurs deux institutions partenaires. Elles ont mis en avant l’intérêt que portent leurs institutions à l’archivage électronique, notamment le CINES, qui mène depuis 2004 une réflexion sur un archivage électronique pérenne. L’utilisation du SEDA, mis en place en 2006, permet de modéliser les transactions classiques dans le cadre de l’archivage électronique et permet l’interopérabilité entre les administrations. Un des objectifs du projet a été de constituer un fonds de documents sécurisé et au final, réduire la place du papier. Un référentiel de conservation a été mis en place avec l’aide des principaux acteurs, notamment les greffiers à la Cour des comptes. Celui-ci est un socle de travail pour mettre en œuvre le SEDA. Une application Archives JF a été créée et sert à l’ensemble des juridictions financières. Cette interface se compose de trois modules : versement, recherche et administration. Plusieurs étapes ont été nécessaires pour mettre en place le SEDA au sein des deux structures. Il a été déployé avec des outils qui lui sont associés comme le logiciel AGAPE (Application de Génération Automatisée de Profils Électroniques). Le niveau d’archivage a été déterminé et les profils d’archivage réalisés. Enfin, plusieurs points de vigilance ont été mis en avant, notamment, le fait que le projet puisse s’adapter et évoluer. La mise en œuvre du SEDA a duré un peu plus d’un an et a mobilisé quatre personnes du côté du CINES et quatre autres du côté de la Cour des comptes. Actuellement, les tests sont en cours de finalisation.
Chargé de mission dématérialisation et e-archiviste : des ponts à construire, une porte d’entrée dans les services ?
Cette intervention est un témoignage sur l’application de deux projets lancés par le Conseil Général du Calvados : un mené par Audrey Muttoni sur l’archivage électronique et un second sur la dématérialisation, mené par Amélie Brun dans le département du Calvados. Deux services sont ainsi partenaires sur ces deux projets : les archives départementales du Calvados et la Direction de la stratégie et de la modernisation de l’information (DSMI). Ces deux projets ont pu être déployés dans un contexte favorable. En effet, les Archives départementales du Calvados avaient la volonté de développer des actions en faveur de l’archivage électronique et par ailleurs, un schéma de modernisation de la collectivité a été développé en 2011. De plus, les deux projets ont profité d’une étude réalisée par le Conseil Général. La première étude, consacrée aux archives électroniques en 2009-2010, visait à définir le périmètre de l’archivage électronique et le déploiement d’un système d’archivage électronique (SAE). Le seconde étude, pilotée par la DSMI en 2011, a été dédiée à la dématérialisation et à la gestion du cycle de vie du document. Suite à ces deux études, les projets ont pu être lancés fin 2011. Un outil de gestion électronique de documents (GED), un parapheur et un guichet de télé-services ont été envisagés. Actuellement, un appel d’offre a été lancé pour acquérir ces outils. Pour conclure, A. Muttoni et A. Brun ont mis en avant que, bien que les débuts aient été difficiles, la collaboration est fructueuse. Elle a en effet permis au service des Archives départementales de gagner en visibilité au sein du Conseil Général. Cela a surtout permis de faire progresser l’idée que le document électronique est aussi un document d’archives. Cette prise de conscience est indispensable.
Anaïs Berger, Clémence Chauveau, Aurélie Coulon