Coline Vialle, archiviste et également animatrice du groupe de travail AMAE (archives municipales – archives électroniques) introduit l’intervention à deux voix, avec Jean-Pierre Deltour, responsable du pôle archives du centre de gestion du Var, intervention intitulée L’archiviste face à la problématique de l’archivage électronique en évoquant le développement du numérique. Ce dernier a un impact sur l’activité de l’archiviste car il doit gérer deux types de supports, le papier et l’électronique, et que les spécificités du document numérique sont à identifier dans une collaboration avec de nouveaux partenaires.
Jean-Pierre Deltour rappelle la question de la complexité de l’environnement informatique. En effet les informations numériques brut ne sont pas intelligibles directement par l’homme, à l’instar d’un individu inexpérimenté face à une partition de musique qu’il ne peut pas comprendre. Les notions de contenu et de support ne sont pas indissociables ; on peut enregistrer sous tous les formats et tous les supports car l’information est indépendante du support.
À l’heure actuelle, la dégradation d’un document électronique, n’est toujours pas prévisible et sa fiabilité est délicate : l’identité de l’auteur, l’authenticité et son intégrité du document posent problème car les modifications peuvent intervenir à n’importe quel moment . C’est pourquoi l’archiviste doit être capable de mettre en place des outils de gestion dont les métadonnées d’un fichier électronique : date, titre, format…
L’archiviste ne peut agir seul, il doit s’entourer d’autres professionnels afin de gérer correctement les documents numériques. Il contribue ainsi à faire évoluer son image d’acteur de la dématérialisation et doit présenter à long terme des solutions de gestion de l’information et des ressources humaines.
Il existe une relation entre trois entités : le décideur, les procédures en vigueur et les producteurs de documents d’archives, qui a pour effet de rendre l’information pérenne et d’améliorer sa conservation. Un partenariat permet donc de bien s’écouter et de parler avec le même langage ; pour comprendre la partition musicale il faut donc avoir la même clef.
Coline Vialle continue en notant que l’archiviste apporte ses notions dans le domaine informatique, spécifiquement celle de l’archivage à long terme (versus la sauvegarde).
Il existe aussi d’autres acteurs qui collaborent au travail de l’archiviste à savoir notamment les services juridiques, le CIL (relais de la CNIL), les services de documentation et des sociétés externes.
Jean-Pierre Deltour évoque ensuite les actions qui doivent être mises en œuvre afin d’organiser la production numérique et d’empêcher les pertes de données. L’objectif est de gérer la totalité de l’information numérique par l’entremise d’une gestion mixte. La gestion de l’archivage numérique s’effectue par le biais des clauses d’export des métadonnées. Les tableaux de gestion et les bordereaux d’éliminations peuvent évoluer grâce à cet export. Parallèlement, la boîte à outils : Astaré1 permet la gestion des données numériques.
En guise de conclusion, la numérisation est une entreprise complexe qui nécessite un consensus de la part des producteurs de documents d’archives et les archivistes eux-mêmes afin que l’archivage numérique fonctionne.
Thomas Van De Walle traite du rêve de l’automatisation ? Processus d’archivage et place de l’archiviste et relève que les archives électroniques supposent l’idée de l’automatisation.
Qu’entend-on par la notion d’automatisation ?
un passage de la gestion humaine à la gestion de machine. Cependant aujourd’hui la machine ne peut fonctionner sans l’intervention de l’homme.
une organisation scientifique du travail, à savoir le concept du Taylorisme, celui-ci organise les tâches sur une dimension verticale (les ingénieurs organisent et divisent le travail), une dimension horizontale (segmentation du travail) toutes deux liées à la notion de standardisation ( des objets, formations, compétences, outils…)
Le processus électronique présente des caractéristiques : il distingue les objets fragiles qui sont rapidement obsolescents et les objets complexes car bidimensionnels composés par des données et des métadonnées. Ces deux dimensions doivent donc être prises en compte.
Concernant l’automatisation elle doit concerner toutes les étapes de l’archivage à savoir la collecte, la conservation et la communication.
Les enjeux de cette automatisation dans la chaîne d’archivage sont les suivantes :
traiter une production de masse non standardisée, côté collecte
permettre la pérennisation des formats et des supports, du point de vue de la conservation
répondre aux attentes des utilisateurs, par le biais d’un service rapide et facile, pour la communication.
L’automatisation apparaît comme une obligation technique, politique et sociale.
Thomas Van de Walle évoque ensuite l’automatisation mises en actes, un champ partagé avec les informaticiens, nécessitant le dialogue, la confiance, ou le compromis. Face à la diversité de l’information et des contextes de production, on retrouve des approches pragmatiques au cas par cas et enfin la possibilité de recourir à des outils de référence (méthodologies, référentiels généraux, normes…)
L’archiviste est par conséquent acteur de la standardisation ; il standardise les outils de références, le processus – et c’est la compétence où il est le plus espéré – , les objets collectés.
L’automatisation est aujourd’hui possible mais nécessite une standardisation manuelle et individuelle : il est nécessaire d’automatiser à bon escient. Il y a la possibilité de faire en effet de l’archivage électronique non automatisé, on peut maintenir également des actions non automatisés à côté d’un archivage automatisé. Mais il est essentiel de documenter l’action qui est mise en œuvre pour rationaliser l’archivage électronique.
Pour conclure, l’homme sera-t-il remplacé par la machine ? On est encore actuellement dans la logique tayloriste, et surtout quand surviendra la singularité technologique ?
Marie Laperdrix, chef du service archives électroniques aux archives nationales, propose une communication intitulée : Comment conceptualiser les archives électroniques définitives de l’Etat ? Méthodologie et nouveaux champs de réflexions archivistiques et présente le système CONSTANCE, (conservation et stockage des archives nouvelles constituées par l’électronique), apparu dans les années 1970 sous l’impulsion des Archives de France. CONSTANCE a pour but de conserver les archives informatiques de l’État et ce, depuis 1984, avec la construction d’une salle des machines et d’une bandothèque aux archives nationales sur le site de Fontainebleau.
L’intervenante nous rappelle ensuite l’importance du fonds d’archives électroniques avec 315 versements, 65 millions de fichiers archivés depuis 1982. Le plus vieux fonds électronique date des années 1950, un des plus anciens fonds électroniques dans le monde. Des versements emblématiques, parfois des « sauvetages archéologiques », ont été réalisés comme ceux de l’INSEE et l’INED.
Le fichier électronique ne se suffit pas à lui-même. En effet, la documentation électronique ou papier associé à ce dernier est nécessaire, car sans elle on ne peut comprendre certaines archives.
À quoi ressemble un fonds d’archives électroniques ? Il y a des documents associés, l’instrument de recherche et des fichiers électroniques. La méthodologie est efficace mais limitée notamment en termes d’indexation des fichiers car ils sont numériques et donc ont différents angles d’approches.
L’intervenante évoque pour finir le projet VITAM (valeur immatérielles transférées aux archives pour mémoire) en réponse pour mettre à jour le système CONSTANCE.
Mathieu Bouvet, Éva Courtiade, Adélie Urbani