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Catégorie : Forum des archivistes – édition 2013

Vers une nouvelle gouvernance de l’information

« Le  service d’archives est au cœur des réflexions stratégiques de gouvernance. », selon Corinne Porte, présidente de la conférence.

« Collecter pour quoi ? », Elisabeth Verry

L’intervention d’Élisabeth Verry consiste en une réflexion sur le but et le sens de la collecte des documents. De nos jours, la collecte est considérée comme une mission fondamentale (cf. Abrégé d’archivistique). Cependant, dans les années 1960, la collecte n’était pas définie au sein de la Pratique archivistique française publiée par la Direction des archives de France. Trente ans plus tard, elle est associée à l’accroissement des fonds et une méthode se met en place. Il faut attendre l’année 2013 pour que la collecte ait désormais toute sa place dans la dernière édition de l’Abrégé d’archivistique. Continuer la lecture de Vers une nouvelle gouvernance de l’information

Les archives numériques : vers de nouvelles méthodologies

Coline Vialle, archiviste et également animatrice du groupe de travail AMAE (archives municipales – archives électroniques) introduit l’intervention à deux voix, avec Jean-Pierre Deltour, responsable du pôle archives du centre de gestion du Var, intervention intitulée L’archiviste face à la problématique de l’archivage électronique en évoquant le développement du numérique. Ce dernier a un impact sur l’activité de l’archiviste car il doit gérer deux types de supports, le papier et l’électronique, et que les spécificités du document numérique sont à identifier dans une collaboration avec de nouveaux partenaires. Continuer la lecture de Les archives numériques : vers de nouvelles méthodologies

L’archivage en projet

en ligne sur http://references.modernisation.gouv.fr/sites/default/files/DISIC_AE_illustration_bonnes_pratiques_0.pdf

Cette conférence avait pour thème l’archivage électronique en projet. Une première intervention était destinée à la présentation d’un nouvel outil pour l’archivage électronique, Astaré. Puis, deux autres prises de paroles visaient à présenter des retours d’expériences, l’un du CINES et de la Cour des comptes, le second du Conseil Général du Calvados.

Maîtriser l’archivage électronique avec le projet Astaré

Dans cette première intervention, Céline Guyon, archiviste au Conseil général de l’Aube, a retracé la naissance du projet Analyse stratégique de l’archivage électronique (Astaré). Cet outil a été élaboré par un groupe de travail composé d’une quinzaine d’archivistes travaillant dans des collectivités publiques, soutenus par l’Association des archivistes français et les Archives de France. Leur objectif principal a été de répondre à la question : comment archiver les documents électroniques ? Les archivistes du projet ont défini des stratégies pour la mise en place d’un système d’archivage électronique destiné, dans un premier temps, aux seules collectivités publiques. Astaré est vu comme une boîte à outils d’aide à la décision. Il doit permettre aux chefs de projets de prendre des décisions éclairées et réfléchies. Il s’insère ainsi dans la sphère des outils « d’assistance à maîtrise d’ouvrage ». Astaré se place dans un champ non couvert par les normes. Toutefois, la boîte à outil Astaré est capable de dialoguer avec d’autres normes tel que ICA-req. Pour répondre à la question « comment archiver ? », la méthodologie d’Astaré se développe en trois temps. Dans une première phase, une analyse est effectuée à l’aide de trois questionnaires et d’un glossaire. Cette phase permet d’établir un portrait de l’institution qui souhaite intégrer un système d’archivage électronique. Un diagnostic sous forme de graphiques est généré à partir des réponses apportées. Il permet de pointer les dysfonctionnements et d’indiquer les points qui nécessitent des améliorations. Enfin, une stratégie est proposée ainsi qu’un scénario d’archivage électronique le plus adapté aux besoins exprimés. Astaré est vu comme un « outil pratique et pragmatique » qui doit être mis à disposition sur le site de l’AAF, sous licence Creative Commons avant l’été 2013. Après avoir réalisé quelques tests, il pourra également être déployé dans le secteur privé.

La Cour des comptes et le CINES implémentent le SEDA

Lorène Béchard travaillant au Centre informatique national de l’enseignement supérieur (CINES) et Denis Desplan chef de projet Archivage électronique à la Cour des Comptes, ont présenté un projet pilote qui utilise le Standard d’échange de données pour l’archivage (SEDA) pour leurs deux structures. Dans un premier temps, les intervenants ont présenté leurs deux institutions partenaires. Elles ont mis en avant l’intérêt que portent leurs institutions à l’archivage électronique, notamment le CINES, qui mène depuis 2004 une réflexion sur un archivage électronique pérenne. L’utilisation du SEDA, mis en place en 2006, permet de modéliser les transactions classiques dans le cadre de l’archivage électronique et permet l’interopérabilité entre les administrations. Un des objectifs du projet a été de constituer un fonds de documents sécurisé et au final, réduire la place du papier. Un référentiel de conservation a été mis en place avec l’aide des principaux acteurs, notamment les greffiers à la Cour des comptes. Celui-ci est un socle de travail pour mettre en œuvre le SEDA. Une application Archives JF a été créée et sert à l’ensemble des juridictions financières. Cette interface se compose de trois modules : versement, recherche et administration. Plusieurs étapes ont été nécessaires pour mettre en place le SEDA au sein des deux structures. Il a été déployé avec des outils qui lui sont associés comme le logiciel AGAPE (Application de Génération Automatisée de Profils Électroniques). Le niveau d’archivage a été déterminé et les profils d’archivage réalisés. Enfin, plusieurs points de vigilance ont été mis en avant, notamment, le fait que le projet puisse s’adapter et évoluer. La mise en œuvre du SEDA a duré un peu plus d’un an et a mobilisé quatre personnes du côté du CINES et quatre autres du côté de la Cour des comptes. Actuellement, les tests sont en cours de finalisation.

Chargé de mission dématérialisation et e-archiviste : des ponts à construire, une porte d’entrée dans les services ?

Cette intervention est un témoignage sur l’application de deux projets lancés par le Conseil Général du Calvados : un mené par Audrey Muttoni sur l’archivage électronique et un second sur la dématérialisation, mené par Amélie Brun dans le département du Calvados. Deux services sont ainsi partenaires sur ces deux projets : les archives départementales du Calvados et la Direction de la stratégie et de la modernisation de l’information (DSMI). Ces deux projets ont pu être déployés dans un contexte favorable. En effet, les Archives départementales du Calvados avaient la volonté de développer des actions en faveur de l’archivage électronique et par ailleurs, un schéma de modernisation de la collectivité a été développé en 2011. De plus, les deux projets ont profité d’une étude réalisée par le Conseil Général. La première étude, consacrée aux archives électroniques en 2009-2010, visait à définir le périmètre de l’archivage électronique et le déploiement d’un système d’archivage électronique (SAE). Le seconde étude, pilotée par la DSMI en 2011, a été dédiée à la dématérialisation et à la gestion du cycle de vie du document. Suite à ces deux études, les projets ont pu être lancés fin 2011. Un outil de gestion électronique de documents (GED), un parapheur et un guichet de télé-services ont été envisagés. Actuellement, un appel d’offre a été lancé pour acquérir ces outils. Pour conclure, A. Muttoni et A. Brun ont mis en avant que, bien que les débuts aient été difficiles, la collaboration est fructueuse. Elle a en effet permis au service des Archives départementales de gagner en visibilité au sein du Conseil Général. Cela a surtout permis de faire progresser l’idée que le document électronique est aussi un document d’archives. Cette prise de conscience est indispensable.

Anaïs Berger, Clémence Chauveau, Aurélie Coulon

Archiviste, un métier, des métiers ?

Les différents parcours présentés par les intervenants ont révélé que le métier d’archiviste pouvait prendre des formes diverses. En effet nous avons reçu des témoignages d’expériences outre mer (Charly Jollivet) et en archives diocésaines (Luc-André Biarnais). De plus la profession fut abordée au travers du référentiel métier (Agnès Dejob).

Le référentiel métier

Les réactions du public ont conforté Agnès Dejob sur l’utilité indiscutable de ce dernier. Selon ses propres mots « cet outil permet le dialogue entre employeur et employé » au sujet des différents métiers qui composent le domaine des archives. Le référentiel métier est en effet un ensemble de listes reliées, concentrant différents métiers et différentes compétences relatifs à la profession. C’est ainsi un instrument permettant à l’archiviste de s’orienter et de se former, d’actualiser ses connaissances. Toutefois cet outil a besoin d’être régulièrement actualisé et largement diffusé pour apporter une meilleure connaissance du métier. Néanmoins, on ne peut que constater que des sites d’offres d’emplois, comme celui de Pôle Emploi, n’utilisent pas des descriptifs spécifiques au métier. D’où la question de la présidente de séance Anne Bruleaux (université de Mulhouse) de savoir si l’AAF ne pourrait pas engager des actions institutionnelles pour une meilleure reconnaissance et prise en compte au sein des fiches ROME ou RNCP par exemple.

Être archiviste à Mayotte, Madagascar et aux Comores

De son côté, Charly Jollivet a présenté les conditions de travail des archivistes de Mayotte, des Comores et de Madagascar, très éloignées de la métropole française, tant en moyens matériels qu’humains. L’exemple le plus extrême est celui des Comores, pour lequel aucun budget n’a été alloué. Souvent isolés, les archivistes doivent composer avec des régimes politiques instables et sont dans une société où l’écrit est peu partagé et  la tradition orale très présente. La plupart ont bénéficiés de formations en histoire. Cependant, il existe quelques cursus archivistiques, comme à Madagascar ou à Dakar, avec la possibilité d’effectuer de nombreux stages. Leur situation plutôt précaire demande des capacités d’adaptation malgré une opinion publique pas toujours très favorable. Ils peuvent aussi s’appuyer sur des réseaux locaux, notamment la branche locale du Conseil international des archives, et le réseau de la francophonie.

Être archiviste diocésain

Dans un registre tout à fait différent, Luc-André Biarnais a exposé le cas particulier des archives diocésaines de Gap. Selon lui, l’archiviste diocésain doit savoir mêler érudition et connaissances techniques en archivistique. De nombreuses contraintes s’imposent à lui dans l’exercice de sa profession. Par exemple, il doit pouvoir conjuguer ou reprendre les méthodes de classement, réalisées par des ecclésiastiques non formés, qui ont précédé son intervention. Ainsi, Luc-André Biarnais, au lieu d’utiliser le cadre de classement diocésain, aujourd’hui obsolète, car datant d’avant le concile Vatican II, a opté pour un classement continu inspiré de la série W.

Ces différents témoignages montrent donc clairement que le métier d’archiviste a de multiples visages. Cependant la diversité du (des) métier(s) repose sur une importante communication.

Nouveaux environnements pour la collecte

La collecte du numérique implique de nouvelles compétences de la part des agents. Ceux-ci se retrouvent confrontés à la collecte de flux de données. La collecte devient donc automatique et systématique. Mais comment saisir des données en perpétuel mouvement ?

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