S’interroger sur les archives dans le milieu de la recherche, de l’enseignement et des musées renvoie nécessairement à des questions de définitions et de droit, au périmètre d’action des lois et à la collecte. Les cinq intervenantes se sont donc exprimées sur ces différents points.
Les chercheurs en laboratoire et leurs archives, étude d’une représentation des archives par Margot Georges.
Margot Georges (Centre national de la Fonction Publique Territoriale) propose ici de partager les conclusions de mémoire de recherche de master1 au cours duquel elle a étudié les relations que les chercheurs du laboratoire de pathologie de la Station nationale d’essai des semences (SNES), en charge du contrôle de la qualité des semences et du test de leur résistance face aux nouvelles pathologies, entretiennent avec leur production documentaire. Après avoir caractérisé l’éthos du chercheur – tourné vers l’innovation –, Margot Georges a exposé la situation à la SNES. Dans le cadre de ces missions, la SNES produit différents types de documents liés à son activité de routine, de recherche, de formation et d’animation de laboratoire : des documents officiels et normalisés (exemple : cahiers d’analyses), de la documentation, de la littérature grise, des articles… Parmi les publications importantes, se trouvent les protocoles et les cahiers de laboratoire. On conserve également les documents finalisés de la recherche. En revanche, on conserve très peu de dossiers relatifs à l’ensemble du processus de la recherche. Les archives intermédiaires sont les plus consultées. Quant aux archives définitives, elles sont conservées dans des bureaux éloignés et sont rarement consultées. Dans le cas présent, on peut observer un processus d’« archivation » ou de mise en archives qui est complexe : changement de local, modification du conditionnement etc. Les documents acquièrent alors, aux yeux des agents, le statut d’archives. Les employés du laboratoire ont pris conscience de la réalité des archives via l’informatique et non pas avec le support papier. L’intégration de l’archiviste auprès des chercheurs doit se faire dans un contexte de compréhension mutuelle : « connaître la vision du producteur d’archives, c’est parler la même langue que lui ».
Valoriser la collecte des archives de la recherche par Isabelle Gallois et Hélène Chambefort.
Depuis une dizaine d’années, la recherche est en mutation. La loi de 2007 accorde à l’enseignement davantage d’autonomie de gestion, ce qui a notamment permis de créer dans les universités des services d’archives chargés de la collecte des documents de la recherche. Ces services ont également un rôle de conseil et d’audit. Il est difficile pour les archivistes en poste dans les universités de valoriser les archives de la recherche. C’est pourquoi au sein de l’AAF, le groupe de travail puis la section AURORE a été mis en place avec pour objectif de développer des outils communs. Après trois ans de travail, AURORE a produit et diffusé un référentiel de gestion des archives de la recherche, qui couvre quatre domaines :
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direction et gestion des laboratoires
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travaux de recherche scientifique
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valorisation
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enseignement et formation
Cet outil permet ainsi de mieux gérer la collecte. Cependant l’archivage des données électronique continue de poser problème. En effet, la correspondance scientifique est aujourd’hui exclusivement sous forme de courriels. L’inconvénient est que les laboratoires de recherche ne sont pas propriétaires des bases de données et des serveurs. Ces derniers sont hébergés par des prestataires, qui ne garantissent pas ni la confidentialité ni la continuité d’accès.
Création de la fonction archives au Louvre : questions et paradoxes par Myriam Prot-Poilvet / Vanessa Szollosi.
Dans un premier temps, Vanessa Szollosi a fait un petit rappel historique de la fonction archives au sein du Louvre. Entre 1858 et 1992, trois acteurs cohabitent : la direction des musées, le musée du Louvre et les archives des musées nationaux (AMN). En 1992, le musée du Louvre s’émancipe de la direction des musées de France. L’année suivante, le fonds des AMN est clôturé. Entre 1993 et 2011, des opérations sont menées dans l’optique de créer un service d’archives au Louvre. Finalement, en février 2011 est lancé un groupe de travail : « Archives en musées ». En octobre 2011, la déléguée archives arrive enfin. Cette étude du contexte met en exergue d’un côté la reconnaissance du cadre juridique et des missions des services d’archives et, de l’autre, « un attachement profond aux sources ». Pour un bon fonctionnement, il semble nécessaire d’organiser des réflexions sur la place de l’archiviste dans les musées et éviter toutes formes de concurrence.
Archives, correspondants archives et musées par Corinne Jouys-Barbelin.
Les rôles de la mission des archives du ministère de la Culture et de la Communication sont :
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Collecter, traiter et verser les archives publiques de l’administration centrale et des 83 opérateurs aux archives nationales.
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Assister les services des opérateurs dans la mise en place d’une politique d’archivage.
Parmi les opérateurs, 41 sont des musées nationaux qui présentent de nombreuses disparités en terme de statut, de taille, de moyens, de connaissances… Cela crée un cloisonnement , une situation de conflit et de compétition entre les musées. Dans une optique d’efficience, ils doivent tenir compte de nouveaux enjeux : s’imposer comme centre de recherches, mieux connaître les collections, attirer plus de public… Cependant, cela sous-entend également de nouvelles contraintes, à savoir une réduction de personnel, d’espace et de moyens financiers. Cette nouvelle organisation a un impact sur les archives. Les musées doivent faire face à l’apparition de nouveaux types de documents, une volumétrie en pleine croissance notamment liée à la multiplication des dossiers thématiques mais également à une confusion entre archives et documentation. De plus, les archives deviennent « un mode d’enrichissement des collections, des pièces à exposer, des pièces à reproduire et à diffuser sans compter » au dépend de la conservation. Cela conduit à la désorganisation et à la dispersion des fonds, à la perte de documents probants, au non-respect des règles de communicabilité et d’élimination ainsi qu’à la confusion entre archives publiques et archives privées. Les correspondants archives sont là pour y remédier. L’étude des archives en musées est le moyen de se rendre compte que la gestion des archives est au cœur du développement des musées.
Maxime Gallard, Romain Simonneau et Aurélie Coulon.